La veille du départ pour Avignon, il est trop tard pour s'apercevoir qu'il manque la cordelette ou que le fichier de l'affiche est en RVB. Cette checklist condense ce que les compagnies aguerries vérifient, dans l'ordre, pour monter au festival l'esprit tranquille.
J-60 : les fichiers
- Visuel finalisé avec les informations complètes : titre, lieu, horaire, dates, réservation.
- Fichiers en haute définition (300 dpi), fonds perdus prévus, texte à distance des bords.
- Mentions obligatoires : nom de l'imprimeur sur les affiches, « Ne pas jeter sur la voie publique » sur les flyers.
- Un seul visuel décliné affiche + flyer : plus percutant et moins cher via le pack festival.
J-45 : les quantités et la commande
- Quantités calées sur notre page budget et sur les plafonds de l'arrêté municipal : 150 affiches et 5 000 flyers maximum par spectacle.
- Le bon support au bon endroit : cartonnées perforées dehors, A3 papier dedans.
- Commande passée début juin pour rester dans la fenêtre confortable, en 4 fois sans frais si la trésorerie est juste (option particuliers).
J-15 : la logistique
- Cordelette biodégradable (cellulose ou chanvre, le mode d'attache imposé par l'arrêté municipal) : 4 points par affiche, plus une réserve.
- Ciseaux (pose ET retrait) et cutter.
- Répartition de l'équipe : qui affiche, qui tracte, sur quels créneaux. Relisez les règles de l'affichage à Avignon.
- Retrait de la commande planifié : sur place chez votre spécialiste impression du Vaucluse, pas de transporteur à attendre. Sur demande, nous gardons vos impressions au chaud et vous les remettons prêtes à poser au top départ de l'affichage.
Pendant le festival
- Tournée quotidienne de contrôle des affiches, remplacement de ce qui a souffert.
- Garde du budget réassort (20 à 30 %) : la réimpression express existe, autant l'avoir anticipée.
- Fin de festival : démontage des affiches et des cordelettes, debrief des emplacements qui ont marché.